Planear significa determinar en el presente cuáles son las acciones futuras que se van a realizar. A partir de un objetivo que sea fijado con anterioridad.
Es fin de año, en la empresa y los gerentes y contadores se reúnen con el director de la empresa para analizar el balance anual y las bonificaciones anuales. Hay muchas cosas que pagar, desde aguinaldos hasta los regalos para los clientes, sin embargo algo anda mal, las cuentas no salen y es que producción dice que una de las máquinas falla, hay que repararla, contabilidad informa que las ventas fueron inferiores a las del año pasado y que la materia prima aumento por que el nuevo proveedor les falló con los envíos y tuvieron que adquirirla más caro de lo esperado.
El director se da cuenta del problema, no hay dinero y aun falta considerar los obsequios para los clientes y la paquetería correspondiente.
Este cuento de terror puede ser un ejemplo muy simple de lo que ocurre si no tomamos la planeación como algo serio, el considerar montos especiales para imprevistos como descomposturas de equipos, baja en las ventas o cambios no previstos de proveedores puede poner a la empresa en una situación difícil.
La planificación es considerada la primera función del ciclo administrativo, está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control –sobre las que influye y de las cuales se retroalimenta en todo momento y en los diferentes niveles de la organización.
Esta función, determina por anticipado, cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro, comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible, además determina a donde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo.
Por eso, la elaboración de los planes estratégicos es considerada una actividad de alto nivel, en el sentido de que la máxima dirección, debe participar activamente, ya que, tiene la visión y cuenta con la información y el conocimiento necesario para proponer el camino y las estrategias adecuadas. Este proceder facilita el incremento de la eficiencia y elimina en cierta medida la improvisación.
La estrategia es un conjunto de decisiones coherentes, unificado e integrado, generalmente recopilados en un plan formal, que: determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a largo y corto plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos, reconoce los segmentos de negocio dónde la organización está operando en la actualidad e identifica los nuevos segmentos en los cuales debería operar en el futuro, intenta alcanzar, en relación con sus competidores una ventaja competitiva sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios, pretende responder a las amenazas y oportunidades que plantea el entorno, y a las fortalezas y debilidades internas de la organización.
En resumen, se define el planeamiento estratégico como aquel proceso mediante el cual una organización establece misión, visión, objetivos y estrategias, sobre la base del análisis del entorno, con la participación del personal de todos los niveles de dicha organización. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas. Es un plan a largo plazo, con enfoque al fututo.
Existen diversos esquemas o modelos descritos por expertos para definir un plan anual, pero en general se utilizan las mismas categorías, y secuencias lógicas:
• Definir con claridad y precisión los objetivos a lograr. Mirar los contextos internos y externos en sus diferentes dimensiones.
• Mirar los diferentes grupos de actores externos e internos que pueden incidir.
• Evaluar los factores externos e internos que resulten útiles para el logro del objetivo.
• Pensar en acciones a corto, mediano y largo plazo. Los pasos lógicos de la estrategia y su secuencia para combinar actores, factores y acciones.
A la vez definen como elementos esenciales de las estrategias los siguientes:
• Las metas u objetivos más importantes que deban alcanzarse.
• Los lineamientos o políticas más significativas que guiarán las acciones a seguir.
• Las principales secuencias de acciones que permitirán, si son llevadas correctamente, lograr las metas planeadas a largo y mediano plazo.
Si los elementos antes señalados revisten importancia en la elaboración de una estrategia, se considera como factor clave que los directivos que decidan sobre la misma tienen que tener la capacitacion adecuada y estar comprometidos con lo propuesto y actuar para lograrlo, además de involucrar a todos los trabajadores tanto en la elaboración como en la ejecución de la misma.
El Plan anual
Fue definido por los diferentes pioneros de la administración como Henry Mintzberg quien define la planificación anual como un procedimiento formal para generar resultados articulados, en la forma de un sistema integrado de decisiones, y explica además, que “la planificación se refiere a la formalización, lo que significa la descomposición de un proceso en pasos claros y articulados. Por consiguiente, la planificación está asociada de esta manera a un análisis racional.
La planificación se divide en cuatro pasos esenciales:
• Identificar las necesidades de la comunidad.
• Desarrollar la misión, metas y objetivos de la organización.
• Diseñar programas y actividades para cumplir los objetivos.
• Evaluar el éxito de dichas actividades.
La planificación, como se ha observado, requiere la capacidad de determinar, definir y estructurar el conjunto de acciones estratégicas, tácticas y operativas para el desempeño de la organización en el presente y en el futuro, en concordancia con su entorno, lo que obligatoriamente exige un examen continuo de los resultados obtenidos.
El objetivo general y fundamental de la planificación empresarial, es la elaboración de planes económicos de la empresa, que garantizen los más altos niveles de actividad, con la utilización eficiente de la capacidad productiva y los recursos materiales, laborales y financieros disponibles y que a la vez den respuesta a las estrategias, políticas y programas de desarrollo económico y social de la empresa que aseguren la salud económica.
Pasos para la implementación de una planeación estratégica
1. Misión de la empresa.
2. Identificación de las unidades estratégicas del negocio.
3. Investigación de mercado.
4. Fijación de los objetivos para cada unidad estratégica del negocio.
5. Cálculo de la tasa de crecimiento de la organización
6. Comparar el crecimiento sostenible con el crecimiento esperado de la demanda.
7. Cambio en las políticas de la organización.
8. Usar la matriz de BCG (Boston Consulting Group es un método gráfico de análisis de negocios desarrollado por el Boston Consulting Group en la década de 1970).
9. Estudio de la competencia.
10. Estrategia corporativa.
Presupuesto
El presupuesto como parte del proceso de planificación empresarial, es la forma que adopta la planificación anual de la empresa para el desempeño empresarial, es el documento donde se cuantifican y garantizan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y estrategias a mas largo plazo. Permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a lo planificado.
Entonces, la presupuestación es la formulación de planes para un determinado periodo, en términos numéricos, pudiéndose afirmar que los presupuestos son estados de resultados anticipados, en términos financieros, por lo que los presupuestos constituyen la expresión en valor de los planes.
El presupuesto es un instrumento ampliamente utilizado para el control administrativo, siendo considerado en oportunidades como un mecanismo de control por excelencia.
Tradicionalmente, los presupuestos se utilizan para calcular y autorizar los costos, pero es más útil considerar los presupuestos como una herramienta de gestión que ayuda a alcanzar los objetivos con un óptimo uso de los recursos (eficiencia). Para ello, es conveniente que el proceso de elaboración de los presupuestos se cumplan algunos requisitos tales como:
• La aprobación de la integración de todos los presupuestos es responsabilidad de la alta dirección de la empresa. Por ello, es habitual que la confección de los presupuestos requieran de un proceso interactivo a través del cual se intenta conciliar los objetivos y perspectivas de todos los responsables con los de la alta dirección.
• Hay que respetar un determinado calendario con el fin de que los presupuestos estén aprobados antes de iniciar el período presupuestado.
• A medida que va avanzando el período presupuestado hay que ir informando a los responsables de ingresos, costos e inversiones de la marcha de la realidad en relación con el presupuesto, con el fin de poder tomar medidas correctivas, si se estima oportuno, a tiempo.
Tipos de presupuestos
Comúnmente se trabaja con diferentes tipos de presupuestos, entre los que se destacan los de operaciones y los financieros.
Presupuesto de operaciones: indican los bienes y servicios que la organización espera consumir en el periodo del presupuesto, generalmente contiene tanto las cantidades físicas, como sus costos. Las clases más comunes de estos presupuestos son los presupuestos de costos, los presupuestos de ingresos y los presupuestos de utilidades.
Presupuestos financieros: Detallan el dinero que se espera gastar dentro del periodo del presupuesto, indicando sus fuentes.
Planeación Operacional
Consiste en establecer la aplicación del plan estratégico conforme a los objetivos específicos, al igual que la estratégica, debe de ser sencilla, fácil de entender para todas las personas o participantes, y permitir que sepan las actividades que se deben realizar y el tiempo del que disponen para completarlas.
Estos planes operativos pueden variar desde cronogramas simples que identifiquen los eventos más importantes hasta los más complejos que sean capaces de señalar con gran detalle qué va a suceder en fechas determinadas
Planeación Táctica
Este es efectuado en el ámbito departamental, ya que consiste en efectuar planes a corto plazo (un año o menos) hacia el futuro, suele usarse para describir lo que la organización debe de hacer para tener éxito en ese tiempo.
Sus características principales son:
• Es proyectada para el mediano plazo, regularmente anual.
• Cubre cada departamento, sus recursos y además se preocupa por alcanzar objetivos.
• Esta planeación se define en cada uno de los elementos de la empresa.
Herramientas y técnicas de planeación
Los tipos o métodos de planeación se dividen en tres categorías:
• Cualitativos: o comúnmente conocidos como métodos de investigación, entre los más conocidos se encuentran los grupos T, lluvia de ideas, técnicas de juegos, puntos débiles, puntos fuertes, en su mayoría son estudiados a través de casos y dramatizaciones.
• Cuantitativos: la investigación de operaciones, apoyada en los árboles de decisión, teoría de colas, redes, etc. Pueden ser computarizados o manuales.
• De ingeniería económica: Utilizando métodos o técnicas financieras como el VPN (Valor Presente Neto), análisis de recuperación, punto de equilibrio y la tasa interna de retorno.
