En todas las empresas, la seguridad y la organización de los documentos es esencial. Con Waidok, la solución de gestión documental avanzada de Konica Minolta, las compañías ya pueden digitalizar y centralizar todos sus documentos de manera estructurada y segura.
No hay ya ninguna duda de que una gestión verdaderamente eficiente de los documentos es un requisito imprescindible para el éxito y la seguridad de cualquier empresa. Mantener un archivo organizado y accesible no solo garantiza a las compañías que sus documentos estén siempre protegidos y disponibles para los usuarios autorizados, sino que, al mismo tiempo, optimiza el flujo de trabajo y hace posible cumplir con las normativas de privacidad y conservación de los datos.
Con este objetivo, Waidok, la solución de gestión documental avanzada de Konica Minolta, incorpora un innovador Archivo Digital Inteligente, que permite a las organizaciones digitalizar y centralizar sus documentos de manera estructurada y segura, reduciendo además los riesgos asociados a la pérdida de información, a accesos no autorizados o incluso a desastres físicos como incendios o inundaciones.
El Archivo Digital Inteligente de Waidok ofrece un conjunto de herramientas avanzadas que mejoran la gestión documental y optimizan la organización de la información:
- Control de versiones: Permite rastrear modificaciones y conocer al responsable de cada cambio.
- Conservación de documentos: Asegura el almacenamiento de documentos durante los periodos legales requeridos.
- Gestión de accesos: Define niveles de acceso para distintos usuarios o grupos, garantizando que solo personal autorizado pueda visualizar o editar información sensible.
- Asociación de documentos: Facilita la vinculación de documentos relacionados, mejorando la organización y accesibilidad.
- Anotaciones: Permite añadir notas a los documentos para una mejor contextualización y colaboración.
Tal y como ha comprobado Konica Minolta en todas aquellas empresas que ya están implementando el Archivo Digital Inteligente de Waidok, estas compañías experimentan múltiples mejoras en su operativa y seguridad documental. Estas son algunas de ellas:
- Ahorro de costes: Reduce la necesidad de espacio físico de almacenamiento y disminuye el uso de papel.
- Accesibilidad inmediata: Facilita la localización de documentos, incluso aquellos archivados hace tiempo.
- Máxima seguridad: Mediante controles de acceso, asegura que la información esté protegida contra accesos no autorizados.
