Para que su negocio crezca en 2022, necesitará una infraestructura inteligente que permita que el trabajo pase de la venta a la entrega con la menor cantidad de fricción. Para cada proceso que requiera que su equipo intervenga para llevar el trabajo a lo largo del proceso de producción, este es el momento de buscar cómo automatizar. La automatización le permite redistribuir uno de sus recursos más preciados: su gente. Permite mejores márgenes al limitar los costes de mano de obra de producción y minimizar los puntos de contacto que pueden insertar errores en el proceso de impresión.
Se está convirtiendo en una necesidad en las operaciones de impresión automatizar tanto como sea posible para ganar eficiencia. Pero antes de comenzar sus procesos de planificación, mire su estado actual para asegurarse de que comprende cómo fluye el trabajo hoy.
¿Cuenta con un único sistema de registro que recopile de manera segura los datos de los sistemas comerciales y de producción?
Si tiene ese sistema de registro, está en el estado perfecto para asumir la automatización de extremo a extremo. Si tiene múltiples puntos de recopilación de datos que nunca se han integrado, todavía hay un camino hacia la automatización. Aun así, su planificación puede tomar más tiempo para acomodar la identificación de los datos requeridos y los procesos que los utilizan.
¿Cuenta con procesos estándar para la toma de pedidos, la especificación del trabajo y la gestión de pedidos?
Cuando hay procesos estándar, la planificación de la automatización puede aprovecharlos para acelerar la implementación. Cuando los procedimientos para tomar pedidos son diferentes para cada canal de ventas, es difícil estandarizar la entrada de pedidos. Cuando el proceso de capturar las especificaciones del trabajo varía según el miembro del equipo de ventas y los pedidos se administran sin una visión estratégica del uso de la máquina y los plazos del trabajo, se requerirá algo de trabajo antes de automatizar y hacer que esos procesos sean más eficientes.
¿Cuántas hojas de cálculo se utilizan para realizar un seguimiento de los trabajos, componentes o procesos?
Cada negocio tiene algunos procesos ad hoc rastreados en hojas de cálculo, pizarras y blocs de notas para tener en mente los elementos de misión crítica. No tienen nada de malo, pero cuando se convierten en la única fuente de verdad sobre un trabajo o un proceso, agregan riesgo a la producción. Algunas organizaciones justifican el uso de hojas de cálculo colocándolas en servidores de acceso compartido para que todos los integrantes autorizados puedan acceder fácilmente a ellas. Suena como una gran idea, pero con el tiempo es posible que encuentre copias en escritorios individuales y que la copia compartida ya no sea la fuente confiable de información.
Saber lo que tiene cuando se dispuso a planificar la automatización lo ayudará a dimensionar el esfuerzo. Pasar a ese entorno automatizado crea un único sistema de registro que es seguro y puede integrarse en los sistemas comerciales y de planificación de recursos empresariales (ERP) adyacentes.
Planificación para la automatización
¿Cómo planea la automatización? Podría intentar encontrar algunos procesos que parezcan fáciles de automatizar, agregar algunas herramientas nuevas y llamarlo su plan de automatización, pero hay un camino mejor. Comenzar con saber lo que es posible.
Las nuevas opciones en los flujos de trabajo basados en la nube brindan las mismas opciones poderosas a las tiendas más pequeñas que disfrutan las tiendas más grandes. Con inversiones mínimas y una implementación inmediata, los talleres con una sola prensa digital pueden crear un flujo de trabajo eficiente que escalará usando la misma tecnología que un taller mediano con una combinación de dispositivos digitales y offset. Y estas modernas soluciones de flujo de trabajo de producción basadas en la nube pueden ayudar en cualquier segmento, ya sea que el trabajo que produce sea contenido estático rico en gráficos o utilice procesos basados en datos para ejecutar contenido variable dirigido a un destinatario específico. Los flujos de trabajo de producción automatizados de hoy están diseñados para integrar herramientas MIS y ERP, soluciones Web-to-Print y opciones de comercio electrónico. Este enfoque debe ocupar un lugar destacado en su lista al considerar las opciones de automatización porque trae una infraestructura de TI robusta a la mesa.
La automatización de procesos individuales combinados con intervenciones manuales no es el logro que brinda el mayor beneficio. Considerar la automatización requiere una inmersión en cada acción involucrada, desde el punto de estimación y venta hasta la entrega final al cliente. La planificación es el evento activo diseñado para identificar los puntos de contacto y el mejor enfoque para revisar cada paso, las personas involucradas y las herramientas utilizadas actualmente.
Comience articulando sus objetivos estratégicos para 2022. Es posible que esté buscando expandirse a una nueva industria o segmentos de impresión. Su carga de trabajo actual puede requerir más capacidad. Es posible que desee adquirir más capacidades, ya sea comprando más equipos, optimizando los flujos de trabajo o comprando una empresa. Mientras considera su plan estratégico, detalle los procesos candidatos para la automatización para avanzar hacia esos objetivos. No se sorprenda si identifica los procesos manuales actuales como obstáculos críticos.
Los objetivos estratégicos son a largo plazo e informan del modo en que funciona el negocio. Habrá trabajo por hacer para construir el puente entre la estrategia y la implementación, y ahí es donde la planificación táctica se vuelve esencial. Los objetivos tácticos son más que resolver el cuello de botella actual. Trabajan dentro de la estrategia para considerar cómo implementar nuevos procesos y software mientras mantienen la producción en movimiento. Piense en ello como cambiar las llantas de un automóvil mientras está en movimiento. Habrá preocupaciones prácticas a medida que los procesos actuales sean reemplazados por la automatización, incluido cómo y cuándo retirar las herramientas que ya no brindan valor. Las tácticas deben respaldar los objetivos estratégicos y resolver los desafíos específicos que enfrenta el negocio sin agregar más obstáculos para crear un entorno automatizado.
Construya el plan estratégico para la automatización para considerar la implicación práctica de automatizar los procesos actuales. Incluya objetivos para obtener la aceptación de los miembros del equipo en cada departamento, a quienes se les puede pedir que cambien la forma en que hacen su trabajo o cambien de puesto para adaptarse a las modificaciones planificadas del proceso. Busque rampas de acceso al entorno empresarial completamente automatizado para cada elemento del plan táctico que permita menores costos y mayores márgenes.
Una parte de la planificación táctica incluye su enfoque de las operaciones diarias. Para crear un entorno eficiente en 2022, considere un plan operativo independiente para documentar las expectativas de cada departamento, los puntos de interfaz entre departamentos y las métricas de rendimiento clave que ayudarán a todos a mantenerse en el curso estratégico. La automatización no elimina la necesidad de comprender los puntos de contacto de producción. La mejor práctica es documentar lo que debería suceder si también pierde el acceso a la automatización.
El último paso en la planificación de la automatización es crear los planes de contingencia adecuados. Los flujos de trabajo automatizados basados en la nube lo protegen de las interrupciones del servidor en el sitio y mitigan gran parte del riesgo asociado con las instalaciones en el sitio cuando se combinan con una estrategia de respaldo disciplinada.
Qué hacer a continuación
Si planea automatizar su flujo de trabajo de impresión en 2022, busque plataformas que sean escalables y fáciles de integrar con sus sistemas comerciales principales. Asegúrese de que su socio tecnológico elegido le permita automatizar cada tarea dentro de la preimpresión y la producción y luego mapee esas tareas automatizadas juntas para garantizar que cada tipo de trabajo realice el viaje correcto a través de cada proceso. Conozca sus opciones y luego cree un plan que funcione para usted. Tome el control de su automatización este año y condúzcala hacia el futuro. Comience hoy www.kodak.com/en/print/page/prinergy-on-demand
