Hablar de eficiencia nunca es fácil, entendemos el concepto y es la meta de toda empresa, pero elaborar una ruta para alcanzarla y lograrla realmente es otro asunto. Si bien no existe una fórmula secreta para el éxito, sí podemos seguir ciertas rutas que nos faciliten el camino.
Una de ellas consiste en asignar valores a la mayor cantidad posible de factores y variables de nuestro negocio, de modo que sean medibles. Esto nos ayudará a diseñar estrategias más eficaces y tomar decisiones más conscientes.
CAPITAL HUMANO
Hablando específicamente de nuestro equipo de trabajo, contar con el mejor recurso humano no es suficiente, es importante estar conscientes de sus capacidades y necesidades, así como medir su rendimiento y costeabilidad, ¿pero cómo lo hacemos? Para eso nos puede servir saber exactamente cuánto nos cuesta cada uno de ellos y posteriormente compararlo con la ganancia que nos representa. Con esto no intentamos decir que los trabajadores se evalúan de acuerdo al dinero que generan, sino que contar con estos datos nos ayudará a hacer un análisis de costos profundo que nos lleve a establecer el precio de nuestros productos.
Aunque parece complicado para calcular el costo bruto de nuestros trabajadores, existen algunas fórmulas sencillas. Una de ellas es dividir el sueldo mensual de cada uno entre los días de trabajo efectivo al mes y las ocho horas que labora por jornada. Por ejemplo, si un empleado gana 10mil pesos al mes, y durante ese tiempo trabaja 20 días 8 horas, significa que gana 62.50 pesos por hora.
Por supuesto estos no son los únicos gastos que genera un empleado. El siguiente paso es estimar los costos extras como impuestos, seguro social y otras prestaciones, así como los gastos fijos que su actividad y presencia representan, como el espacio físico, mobiliario, equipo de cómputo o electrónico, electricidad, etcétera. Entre más fieles sean estos datos, más certero será nuestro cálculo.
Sumando los gastos fijos y el sueldo neto de los trabajadores podemos obtener un número por cada uno y, sumándolos, obtendremos la cantidad total de egresos que tenemos al mes. Comparemos esta cifra con la de ingresos y, de no ser favorable, establezcamos metas.
PERO, ¿PARA QUÉ?
Probablemente te preguntes cómo puedes aplicar esta información y de qué te sirven esos datos. Pues bien, son mucho más útiles de lo que parece. Saber con exactitud cuánto inviertes en tu capital humano te puede ayudar a planificar calendarios de actividades ahora que eres consciente de cuánto cuesta una reunión de trabajo, un día libre, un viaje de negocios o las horas extras de un día largo. Sobre todo en empresas grandes, es muy común perder tiempo valioso en largas reuniones que a veces no resultan muy productivas; pregúntate si quienes asisten son realmente indispensables o puedes prescindir de algunos trabajadores que podrían continuar con sus labores. Si este tipo de actividades supone una baja económica considerable para ti, busca otras alternativas como video conferencias, juntas más breves con información precisa y siguiendo un orden del día, o reuniones con menos afluencia de personas.
Además de programar y administrar mejor las horas de oficina, este análisis te puede servir para evaluar alternativas como el home office, que no sólo te evitará gastos fijos, sino que es una tendencia motivacional que tus empleados agradecerán. Recurriendo a esta modalidad ahorrarías recursos y le darías a los trabajadores una idea de confianza que se reflejará en su rendimiento.
Ahora bien, si consideras que tu administración ya es bastante eficiente, pero tus ingresos siguen sin alcanzar las metas establecidas, este mecanismo de medición puede ser la base de estrategias de aprovechamiento del tiempo, pero no pierdas de vista el hecho de que tu personal es el principal activo de tu empresa, y si están felices con sus condiciones laborales, serán más
productivos.
FELICIDAD ES IGUAL A PRODUCTIVIDAD
De nada nos servirá diseñar excelentes estrategias de crecimiento si nuestros empleados no son productivos, y no lo serán si no se sienten motivados. Dedica tiempo a actividades de esparcimiento e integración y ten en cuenta que no es tiempo desperdiciado, sino una inversión que a la larga te hará más competitivo.
Tener un perfil económico de cada uno de nuestros trabajadores también puede brindarnos información inesperada, como que unos empleados son mucho más eficaces que otros, a veces incluso en tareas que no les corresponden. Asegúrate de que todos estén en el puesto correcto, pues tener a alguien con poca experiencia en un puesto clave es tan negativo como tener a alguien muy capacitado haciendo tareas sencillas. Esto, además de ocasionar una deficiencia en la calidad de ciertas tareas, poco a poco puede desanimar a tu equipo de trabajo e impactar en su rendimiento. Si notas que alguien excede sus metas y tiene iniciativa para realizar tareas importantes, dale la posibilidad de crecer en la empresa. Si bien esto suele implicar un aumento de salario, también se traduce en productividad y mayores utilidades.
Sin duda, la mayor ventaja de hacer este tipo de cálculos es conocer a tu equipo de trabajo, y si complementas este análisis con estudios de caso, medición de resultados, entrevistas personalizadas, métodos de retroalimentación, entre otros, obtendrás una imagen más certera de cómo funciona tu empresa y cuáles son tus áreas de oportunidad. Por ejemplo, calcular la relación trabajo efectivo y tareas realizadas podría llevarte a descubrir que tu personal no cuenta con las herramientas necesarias para desempeñar su trabajo. Quizá no son tus empleados los que no están retribuyendo tu inversión, sino el equipo técnico o las herramientas fundamentales para tu negocio. De ser así deberás establecer otro tipo de objetivos e invertir en infraestructura; lo cual, por cierto, también es muy motivador para la mayoría de los trabajadores. Cuando hablamos de los “recursos necesarios” no nos referimos solamente a los suministros tangibles, sino al entrenamiento y la capacitación para realizar ciertas tareas.
Es posible también que después de hacer este análisis descubras que tienes más o menos empleados de los que necesitas, en cuyo caso deberás tomar decisiones muy asertivas.
PLAN DE RESCATE
Ahora, ¿qué pasa si tu análisis te lleva a descubrir que tus empleados cuestan mucho más de lo que producen? Por supuesto no es recomendable tomar acciones negativas como un despido masivo o la reducción de los salarios; la forma en que interpretes y reacciones a estos resultados determinará la ruta futura de tu negocio. Lo mejor es siempre pensar de forma positiva y pensar en soluciones graduales y realistas. Si esto llegara a suceder, los expertos recomiendan emprender un “plan de rescate” que puede consistir en preparar mejor a tus empleados, motivarlos, propiciar un ambiente de trabajo sano, establecer metas claras y la ruta para alcanzarlas, o en casos extremos hacer una reestructuración completa de tu recurso humano.
Es importante mencionar que este análisis no se hace necesariamente como un método correctivo cuando algo no anda bien al interior de la empresa. Es posible, y muy recomendable, hacerlo antes de la contratación del personal, como un mecanismo para establecer salarios. De hacerse en este orden, es muy importante monitorear el desempeño de los empleados para asegurarnos de que ambos valores se corresponden.
Los expertos recomiendan hacer esta clase de análisis internos cada cierto tiempo, incluso si se trata de un negocio próspero y rentable pues, como ya mencionamos, es posible obtener información que ni siquiera estábamos buscando y que puede llevarnos a otro nivel de calidad.
