Sea cual sea el tamaño y orientación de una empresa, es fundamental establecer una metodología de control de inventario para garantizar una mejor administración.
A medida que un negocio crece, sus necesidades administrativas también lo hacen. La operación de ciertas áreas se hace más compleja y por lo tanto, todos aquellos sistemas que agilicen el flujo de trabajo o reduzcan los márgenes de error son bienvenidos. En la industria gráfica, como en todos los sectores comerciales, la expansión y el crecimiento económico es solo el primer paso para el éxito, pues éste depende en gran medida de qué tan preparado se está para administrar una empresa que comienza a evolucionar.
Es precisamente por eso que la realización de un inventario se vuelve tan importante. Tener el control y pleno conocimiento de la cantidad de bienes y objetos con los que cuenta una compañía resulta en una mejor administración y por lo tanto en un flujo económico positivo. Un inventario es una relación detallada y contable de los elementos que constituyen el patrimonio de una empresa, se trata de un conteo que permite a los administradores saber con qué cuentan para mantener en operación a la compañía, a cuánto equivalen monetariamente los bienes, así como su durabilidad y otras características que dependen del giro de cada empresa. Con esta información, un negocio puede establecer sus precios y su capacidad de inversión.
Si bien puede parecer muy sencillo contabilizar los recursos de una compañía, un inventario tiene diversas etapas de trabajo y puede llegar a ser muy complicado, de modo que lo más importante es establecer un método y un orden para evitar errores comunes como catalogar dos veces el mismo objeto, establecer demasiadas categorías o no incluir algunos productos.
El control de los recursos
Por lo general, cuando una empresa llega al final de un arduo año de trabajo, se plantea nuevos objetivos para el siguiente ciclo y para eso es fundamental saber con qué recursos se cuenta, más allá de la infraestructura y la capacidad de inversión de la compañía. En el caso de la industria gráfica, las empresas aprovecharán sus recursos al máximo si saben exactamente cuánto material tienen en existencia, cuánto tiempo durará, cuánto mantenimiento requiere, qué espacio ocupa y a qué velocidad se consume.
Por supuesto, al calcular estas cifras, las empresas también pueden saber con mayor certeza qué cantidades necesitan de cada recurso y cuándo deben adquirirlas para no frenar ni afectar el flujo de la producción, así como establecer precios competitivos que provean las ganancias que el negocio necesita para prosperar.
Dependerá del tamaño y las necesidades de una empresa la frecuencia con que se haga un inventario. Es muy común, por ejemplo, que medianas y pequeñas empresas lo hagan anualmente y en muchos casos, como un mero requisito administrativo. Sin embargo, las ventajas de un inventario van más allá de mantener una situación fiscal estable y en regla, si se hace bien, puede incluso contribuir a un mayor flujo de ganancias gracias a que favorece la productividad.
Cualesquiera que sean las necesidades y dimensiones de una compañía, adoptar un sistema y una metodología de inventarios es aconsejable siempre que se busque un mejor aprovechamiento de los recursos. Tanto como la variedad de tipos de empresas, existen metodologías precisas que lo harán más eficiente según las necesidades de cada negocio. En el caso de las empresas orientadas a la industria gráfica, por ejemplo, un inventario debe contemplar márgenes de error y el desperdicio de material natural en cada producción.
En la actualidad existen muchos sistemas digitales y softwares avanzados que permiten mantener el control de los insumos en una empresa y hacer inventarios de forma regular. Lo mejor es que estos sistemas son cada vez más personalizados y hoy es posible encontrar programas especialmente diseñados para empresas de la industria gráfica. Ya sea que se opte por adoptar un sistema digital o uno tradicional, lo más importante es analizar qué metodología es más conveniente para el tipo de empresa.
Los inventarios del futuro
En el pasado, los inventarios requerían mucho tiempo ya que no se seguía ninguna metodología, resultando en un alto margen de error que se incrementa proporcionalmente al tamaño de la empresa. Con la llegada de los software administrativos esto ha cambiado radicalmente, ya que no se trata únicamente de una base de datos donde se puede consultar la existencia de un material, éstos son programas que integran información suficiente para hacer una empresa más organizada y rentable, los inventarios son solamente una de sus funciones, resultado de un control administrativo diario.
Si el tamaño de un negocio así lo permite, los inventarios pueden hacerse sin la necesidad de un sofisticado sistema digital siempre y cuando se siga un orden y un ritmo de trabajo.
Básicamente existen dos sistemas de control de inventarios, el periódico y el perpetuo.
Sistema de inventarios periódico: como su nombre lo indica, se trata de la realización de un inventario cada determinado tiempo o periodo, para lo cual es necesario hacer un conteo físico de producto. Si se opta por este sistema, la empresa no puede saber todo el tiempo cuánta mercancía tiene ni cuál es el costo de lo que ya se ha vendido, solo sabrá el inventario exacto y el costo de venta en el momento preciso de hacer un conteo físico, ya sea cada mes, semestre o año.
Si se sigue este método, las empresas deben realizar un conteo físico de inventarios, que consiste en tomar el inventario inicial y sumarle las compras que se han hecho en el periodo actual, restarle las devoluciones en compras y el inventario final, de esa forma se obtendrá el costo de las ventas del periodo.
Cada vez que se compra mercancía o materia prima, éstas se contabilizan en la cuenta de compras y no en el activo (inventarios), de modo que al concluir el periodo establecido, con el valor acumulado, se lleve a cabo el conteo físico de inventarios para determinar el costo de venta. De la misma manera, las devoluciones de mercancía comprada se registran en la cuenta de compras, mientras que las ventas y la devolución en ventas se contabilizan en la cuenta de ingresos.
Cada vez que se termina el periodo de trabajo se hace un conteo físico y se determina el inventario final, el cual se contabiliza en la cuenta de activos.
Sistema de inventarios perpetuo: en este modelo la empresa cuenta con un registro continuo de todos los artículos incluidos en un “inventario inicial”, de modo que en cualquier momento puede consultar el registro de la mercancía disponible. Por eso este sistema es muy práctico para elaborar estados financieros mensuales, trimestrales o cualquier periodo de tiempo.
La principal diferencia de este y el sistema de inventarios periódico, es que la empresa puede determinar el costo del inventario final y el de las mercancías vendidas sin necesidad de hacer un conteo físico.
Como es fácil imaginar, esta metodología permite tener un grado de control más alto que el del sistema periódico, pues la información siempre está actualizada y disponible. Gracias a que se registra la cantidad y costo de un producto en cuanto sale, este sistema permite determinar el costo al momento de hacer la venta; sin embargo, la valoración de los inventarios para la determinación del costo de venta tiene un inconveniente con los valores de las mercancías, ya que éstas se adquieren en fechas diferentes con distintos precios, es imposible tener homogeneidad de valores de las mercancías compradas. Para resarcir este problema, la valoración de los inventarios se hace mediante algunos métodos que buscan determinar el costo de la forma más real posible de acuerdo al tipo de empresa, algunos de estos métodos de valoración son: método del promedio ponderado, método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), método UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir), entre otros.
En el modelo de inventario perpetuo, las compras de las mercancías o materia prima se contabilizan en un débito a la cuenta de inventarios, mientras que la devolución de compras de mercancías se cuenta como un crédito en la subcuenta de inventarios. Por su parte, una venta se contabiliza en la cuenta de ingresos y al mismo tiempo se registra el costo de la venta.
El sistema ideal
Para elegir cualquiera de estos modelos administrativos, las empresas deben evaluar su tamaño y necesidades administrativas, teniendo en cuenta que cualquier sistema buscan los siguientes fines:
– Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos
– Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía
– Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible
– Mantener un nivel adecuado de inventario
– Obtener un balance de la oferta y la demanda
– Satisfacer rápidamente la demanda
Un sistema de control de inventario tendrá en cuenta la demanda, la variación estacional, el cambio de los patrones de uso y el seguimiento de las pérdidas para garantizar una administración más eficaz de la inversión, cualquiera que sea su dimensión.
