Una solución para las agencias de publicidad y de medios de este siglo
Para las empresas, hoy en día es esencial lograr una gestión total y eficiente de todos sus recursos. Para crecer, tiempo, dinero, empleados, proveedores y clientes deben estar bien sistematizados mediante un software que dé una visión del estatus total del negocio.
Para ello se han creado los programas de cómputo de planificación de los recursos de la empresa (enterprise resources planning), que se caracterizan por dividirse en módulos perfectamente interrelacionados con funciones específicas, lo que permite crear “circuitos de negocios” que representen la situación general real de una empresa.
Software para agencias de publicidad
Existen distintos softwares que responden a las necesidades de diferentes empresas; en el sector de la publicidad y las agencias de medios, uno de los más importantes es el Media Plus, que fue diseñado por la empresa AdvertMind y que tras más de 15 años de experiencia con distintas agencias se ha convertido en el más adecuado para el sector.
Actualmente es el único capaz de responder de forma eficiente a las exigencias de los grupos publicitarios, ya que les permite organizar y agregar la información del funcionamiento, operación, tiempos, clientes, proveedores, empleados, recursos y demás aspectos que representan la realidad de toda la empresa para llevar el control de la productividad y poder conocer de la manera más real posible la rentabilidad cliente-producto, así como monitorear y controlar todo el negocio desde una terminal.
Ventajas
Con el Media Plus se lleva el control exacto de todos los proyectos de la agencia desde su inicio (búsqueda de clientes o proceso creativo) hasta su conclusión (facturación y contabilidad), y podemos conocer cuánto y en qué se invierte cada recurso (tiempo y dinero), cuánto se recupera y cuánto se gana.
Entre las ventajas que ofrece este sistema tenemos que:
• Permite conocer y controlar la productividad, eficiencia y rentabilidad del negocio.
• Evita la pérdida de documentos.
• Da información confiable sobre cada proyecto y muestra qué tan rentable es.
• Nos muestra qué tanto se ha gastado en cada cliente, tarea, insumo o empleado, y nos da una guía para cobrar cada proyecto
• Muestra eficientemente en qué parte del proceso se encuentra cada proyecto o su administración.
• Genera reportes del número de horas que el empleado usó en cada proyecto (lo cuál significa dinero) para ver cuánto nos cuesta la hora-hombre; reportes de la actividad de los clientes, y de la inversión, facturación, compras, gastos, tiempos muertos, capacitación, etc.
Funcionamiento por módulos
Media Plus está diseñado por módulos relacionados con las diferentes áreas de la agencia, y cada usuario interviene en el que le corresponde de acuerdo con el tipo de tareas que realice, su puesto y las responsabilidades de su cargo.
Es muy importante que cada empleado pase por un proceso de capacitación en el que se le enseñe a ingresar de manera correcta los datos que corresponden a su labor. Este aspecto es fundamental, ya que tiene una repercusión directa en el resultado final.
Los módulos de los distintos proyectos suelen estar administrados por los ejecutivos de cuenta, quienes asignan tareas y presupuesto.
Un software de administración
de recursos requiere de un administrador
de sistema que supervise el funcionamiento
del mismo, genere reportes, capacite
a los usuarios que usen el sistema.
Job number y tareas
Cada módulo está dividido en job numbers, que son una unidad de negocio o campaña, que a su vez contiene toda la información relacionada con éste. En ellos se ingresan tanto los movimientos administrativos, como presupuestos y las tareas que tendrán los demás empleados en este proyecto. Esta sección del sistema es sumamente importante porque es a partir de ella que se da la administración de todos los departamentos.
Por medio de estos job numbers los ejecutivos asignan las tareas al resto del equipo y llevan el control de absolutamente todo lo que pide el cliente.
Presupuestos
Este módulo es de gran importancia para la contabilidad y administración del dinero de la empresa. Ahí se encuentra la facturación, se generan los presupuestos, se determinan los ingresos que produce cada cuenta y su repercusión en los costos internos.
Por eso es indispensable que cada empleado detalle diariamente en el time sheet en qué usó su tiempo del día anterior, ya sea directamente en algún proyecto, sus tiempos muertos, de capacitación, juntas, enfermedad, vacaciones, etc.
Un administrador general
Con base en lo anterior, un administrador general se encarga de la gestión, y supervisión del sistema y su uso, así como de la generación de reportes y del proceso de capacitación de los demás integrantes de la empresa en el uso de este sistema que puede hacer la diferencia entre una empresa pequeña que tendrá un tope en su crecimiento, y una agencia de publicidad vanguardista que apuesta por su potencial y va por más con base en una gestión impecable.
