El buen rendimiento en el trabajo inicia con buenas descripciones del trabajo
Si quiere que su negocio crezca de forma rentable procure ser específico en las tareas que realiza su personal, esto será esencial para lograr el éxito.
Una correcta descripción del trabajo debe retratar una imagen fiel de las actividades que realiza la persona.
Procure siempre describir en un lenguaje claro las funciones del empleo, deberes, responsabilidades habilidades y condiciones laborales. Se tiene que definir puntualmente qué hará el individuo, no cómo lo tiene qué hacer.
Si va a contratar a alguien para un nuevo puesto o para un puesto existente, asegúrese de que la persona tenga una total comprensión del panorama laboral, antes de comenzar con el proceso de reclutamiento y selección.
La descripción del trabajo debe ser evaluado a detalle y explicar también los lineamientos de la empresa. Incluso si existen muchas personas trabajado en el mismo departamento se necesitan descripciones específicas, ya que cada persona tiene diferentes dudas y necesidades.
Para cumplir al cien por ciento en un puesto, es muy importante entender los requisitos del trabajo, esta parte debe involucrar a todo el personal que tiene relación directa o indirecta con la persona.
Algunas preguntas clave serían:
• ¿Cuáles son las principales responsabilidades del trabajo?
• ¿Cuáles son los requisitos mínimos exigidos por experiencia, educación y conocimientos técnicos?
• ¿Hay algo que la última persona que ocupó el mismo cargo hizo que desea que la próxima persona lo haga?
• ¿Hay algo que la última persona que ocupó este cargo hizo que no desea que la próxima persona repita?
• ¿Existe un requisito de formación único para este puesto?
• ¿Qué tipo de personalidad encaja en esta posición?
Al terminar la descripción del trabajo es necesario:
1. Reclutamiento: Un alto porcentaje de los “errores” de contratación se producen cuando la descripción de los puestos no se logra captar con precisión desde el principio. Por ello es necesaria una descripción del trabajo previa al proceso de contratación.
2. Entrevista: Sirve para dar una descripción del trabajo y evaluar a los candidatos. También ayuda al postulante a decidir si es el trabajo que desea.
Explicar al candidato sus funciones en la entrevista, le permitirá saber exactamente cuáles serán las expectativas laborales y le da la oportunidad de saber con antelación lo que puede y no realizar. Incluso puede ayudar al empleador a decidir si es la persona adecuada para el puesto. Este ejercicio eliminará problemas futuros.
Una vez que haya contratado al trabajador, es imprescindible que tenga firmado por escrito una descripción de sus funciones, esto, para evitar malos entendidos entre ambas partes.
3. Capacitación: Una vez que contrató a la persona para el puesto, se debe estructurar de inmediato un programa de formación basado en lo que necesita saber o mejorar para cumplir con el trabajo. Si hay cosas que el candidato no sabe hacer, este será el momento para desarrollar un programa de entrenamiento individual y superar sus debilidades.
4. General: Una descripción correcta del trabajo es la base para el buen rendimiento de los empleados. Es además una referencia para evaluar el desempeño, ya que proporciona directrices para delegar trabajo y evita la superposición de funciones y responsabilidades. Las descripciones de trabajo son esenciales para aclarar las normas de rendimiento y son la clave para una comunicación efectiva entre el jefe y el empleado.
Algunos trabajos son dinámicos y cambian rápidamente debido a las consideraciones tecnológicas o de organización. Para asegurar su vigencia debe revisarlo con regularidad.
Las descripciones de trabajo son un paso necesario para ayudarle a alcanzar sus metas. Cada día que pasa sin explicarle sus funciones a un trabajador usted está perdiendo ventajas competitivas. En el mercado actual, no se puede dar el lujo de que le suceda.
Debra Thompson, presidente de TG & Associates, firma de consultoría especializada en recursos humanos para la industria gráfica.
