Integrar a nuestro negocio una solución de Business Intelligence permitirá detectar de manera más ágil cuál es nuestro pull de mejores clientes, los productos que más vendemos, así como optimizar recursos y tiempos.
El término “Business Intelligence” no es nuevo (de hecho, surgió hace más de 15 años); sin embargo, muy pocas empresas saben de él. En México sólo el 40% de las PyMEs cuentan con una solución de BI, el 60% restante tiene desconocimiento de la existencia de este tipo de herramientas y de las ventajas competitivas que pueden ofrecerle.
En su definición más sencilla, el Business Intelligence o Inteligencia de Negocios consiste en el uso de la información de una empresa para crear reportes y tableros de indicadores de distintas áreas que permitan tener a la mano de manera rápida todos los elementos críticos como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cadena de abastecimiento, etcétera, para mejorar u optimizar la operación de la compañía.
Miguel Tiempos, director de operaciones Microestrategy de la empresa Soluciones en Software Inteligente, afirma que cualquier empresa que tenga clientes y proveedores puede recurrir a una solución de Business Intelligence, la cual le ayudará a mejorar las ventas, optimizar la cobranza (ver si ésta se encuentra acorde con los pagos a realizar) y tener todo en orden en las estrategias de marketing, sobre todo en los casos en que se necesita tener un producto determinado a tiempo para alguna campaña publicitaria o promoción que se vaya a lanzar. “Una solución de BI detecta cualquier tipo de problemática en la gestión de la compañía. El término ha venido evolucionando y actualmente las nuevas tecnologías permiten que tengamos toda la información de nuestra compañía en una plataforma móvil a través del teléfono inteligente o tablet, para compartir con los vendedores que están en otra ciudad, por ejemplo, datos de los clientes más importantes o de los productos más vendidos”.
Gracias a los nuevos dispositivos móviles, el sistema de Business Intelligence se ha vuelto más flexible, posibilitando empujar el historial de comportamiento de un cliente a un ejecutivo de ventas de manera más rápida. La relación con los proveedores también se vuelve más dinámica, ya que al tener a la mano el historial de lo que hemos comprado, el proveedor puede ofrecernos nuevas versiones de un producto o algún otro que pueda interesarnos.
Conceptos básicos del BI
Tanto las PyMEs como los grandes corporativos se rigen bajo los mismos conceptos. El primero de ellos es que estadísticamente está comprobado que el 80% de los ingresos de una empresa –sin importar su tamaño- provienen del 20% de su cartera de clientes, es decir, de los clientes más leales y que más compran.
Por lo tanto, toda organización debe preocuparse por cuidar ese 20% de la clientela desarrollando estrategias que logren que dicho porcentaje se mantenga activo y siga comprando.
El segundo concepto vital que hay que tomar en cuenta es que no se puede mejorar lo que no se mide. Si no medimos quiénes son nuestros clientes estrella, no podremos mejorar los servicios que ofrecemos y los productos que les vendemos. Debemos detectar quiénes son.
Sólo 40% de las empresas en México cuentan con una solución de Business Inteligence, mientras que el 60% desconoce completamente su aplicación”
Ventajas sobre la competencia
Al tener bien mapeado los productos que más se venden, los clientes que más compran, los productos que más ingresos generan (que no necesariamente son los que más se venden), entre otros datos imprescindibles, una empresa aventajará a sus competidores ya que podrá usar toda esa información para la toma de decisiones de manera en cualquier momento y colaborar con los miembros de su equipo sin que tengan que reunirse en una sala de juntas. De esta manera, se optimizan tiempos y recursos.
Un director o dueño de una empresa podrá decidir si mete más publicidad para un producto específico o mediante alertas recibir indicadores de clientes bajos en compras –muy útil para el área de cobranza–.
Los resultados se obtienen de manera rápida. Una empresa que implementa una solución de este tipo en un solo día puede obtener una gráfica o tablero con información clave para compartir con el equipo. En cuestión de horas se pueden obtener los primeros indicadores y con ello se puede comenzar a desarrollar tácticas para visitar y contactar clientes.
Datos primordiales para analizar en BI
Son dos los datos más elementales que no debemos olvidar medir con Business Intelligence: conocer quiénes son los mejores clientes de nuestra cartera a fin de detectar el 80/20 de la clientela y saber cuáles son los productos y servicios de nuestro catálogo que más ganancias generan a través de un reporte de profitability.
Se recomienda actualizar los datos diariamente para tener la información crítica del día anterior. Cuando el número de registros es grande (por lo regular sucede en grandes corporativos), la información se actualiza cada semana.
¿Errores al aplicar BI?
Es difícil que se cometan errores al momento de aplicar Business Intelligence al menos que desde el inicio la información que se esté midiendo esté incompleta, por ejemplo, que no se contemplen créditos o devoluciones en cuentas por cobrar pues esto alterará el resultado.
Por eso es importante validar los datos y desde un inicio estructurar adecuadamente lo que se está midiendo, saber dónde están registradas las cuentas por cobrar y actualizar nuestro sistema cada vez que se registra un nuevo crédito o pago.
Herramientas de BI
Para hacer uso de un programa de Inteligencia de Negocios, sólo se necesita una computadora que tenga capacidad de 2-4 GB de memoria RAM. Algunas plataformas pueden bajarse a la computadora con la finalidad de trabajar la información de manera local, sin peligro de que los datos estén visibles a cualquier persona en internet.
Entre los sistemas disponibles en el mercado se encuentran Aspen, Microsite y Microestrategy. Este último ofrece una versión gratuita que cubre el 80% de las funciones de la versión con costo, incluyendo la geolocalización por código postal para mapear la ubicación de los clientes dentro de una ciudad o país y a partir de ahí desarrollar las estrategias de ventas, y la comunicación con las personas responsables de cada área, con lo cual un directivo puede controlar a su equipo de trabajo donde quiera que se encuentre.
El precio de la versión comprada depende del número de usuarios que estarán interactuando. Para un corporativo grande, el costo de la plataforma oscila entre 20 y 40 mil dólares para integrar un equipo de 10 a 15 usuarios.
Miguel Tiempos recomienda que una PyME que inicie en Business Intelligence puede usar la herramienta gratuita entre 5 y 8 años sin realizar algún tipo de inversión; una vez que crezca y tenga más necesidades, puede comenzar a integrar un equipo de más de 5 usuarios que estén interconectados para adquirir la versión comprada.
Agradecemos a Miguel Tiempos, director de operaciones Microestrategy de SSI Soluciones, su ayuda para la realización de este artículo.
